DESCRIZIONE DEI SERVIZI NOTARILI
I Consolati, pur non essendo abilitati a fornire assistenza legale stricto sensu, erogano una serie di servizi che in Italia sono appannaggio degli studi notarili, tra cui la stipula di procure.
Nella sezione 1 di questa pagina vengono illustrati gli atti notarili di competenza del Consolato.
Nella sezione 2 vengono descritti i requisiti e le caratteristiche dei servizi notarili.
Nella sezione 3 vengono illustrate le tipologie di procura che possono essere richieste.
Nella sezione 4 viene spiegato come richiedere un servizio notarile.
Nella sezione 5 vengono forniti i recapiti di notai australiani al corrente delle procedure notarili italiane.
NB: Prima di richiedere un qualunque servizio notarile, si suggerisce di verificare con il notaio/avvocato in Italia quale sia la forma più adatta dell’atto richiesto.
SEZIONE 1 – QUALE STRUMENTO SCEGLIERE? ATTI E SERVIZI NOTARILI PRINCIPALI
1. DELEGA
L’istituto della delega, molto spesso fonte di fraintendimenti, è cosa completamente diversa dal conferimento di una formale procura. A titolo esemplificativo, si può liberamente scegliere di delegare un proprio incaricato per svolgere in propria vece una qualsiasi operazione e per qualsiasi motivo, quando magari non ci si può recare di persona in un determinato ufficio, o per risparmiare tempo, o perché ci si trova all’estero, ecc. Alcuni uffici (come le Poste Italiane, le ASL e la Motorizzazione Civile) dispongono già di propri modelli di delega, che gli interessati possono semplicemente compilare coi propri dati. Per prima cosa bisogna quindi verificare se l’ufficio presso il quale si dovrà compiere l’operazione già dispone di un proprio modello da compilare. In caso affermativo, bisogna utilizzare quello, altrimenti si dovrà redigere la delega autonomamente, nelle due parti che la compongono.
Nella prima vanno inseriti i dati anagrafici del delegante e del delegato, comprensivi di luogo e data di nascita, indirizzo di residenza e codice fiscale o sede legale e partita IVA se si tratta di un’azienda.
Nella seconda parte va invece descritto l’oggetto della delega (ad esempio il ritiro o la consegna di un pacco, di un referto, di un atto e così via). Questo dev’essere descritto in maniera specifica e dettagliata, altrimenti non sarebbe più una semplice delega, ma entreremmo nel campo delle procure, che sono invece atti notarili repertoriati e disciplinati in maniera molto rigorosa. Se si vuole pertanto delegare qualcuno a ritirare un atto, è necessario specificare esattamente di cosa si tratta, qual è il contenuto, quando è stato firmato e da chi.
La delega può essere scritta liberamente a mano o al computer e non richiede il rispetto di requisiti particolari, purché sia effettuata per iscritto, contenga la data e la firma autografa del delegante e sia ovviamente accompagnata da fotocopia del suo documento d’identità.
Quanto al delegato, questi deve invece avere con sé la delega solo in versione originale e presentarla quando andrà a svolgere l’incarico che gli è stato affidato, insieme a un proprio documento d’identità che attesta la sua titolarità a svolgere l’operazione affidatagli (la fotocopia del documento in genere non è richiesta).
Ai sensi del DPR n.445/2000, questo tipo di documento viene prodotto dai diretti interessati in maniera completamente autonoma e non richiede alcun tipo di vidimazione o autentica consolare.
2. PROCURA SPECIALE
Con questo tipo di strumento, utilizzato nella stragrande maggioranza dei casi, il comparente (chiamato anche mandante o parte costituente) affida a un proprio rappresentante (definito procuratore o mandatario) la gestione di un’operazione ben determinata e circoscritta, alla cui conclusione invariabilmente cessa la validità della procura stessa. In determinati casi, principalmente afferenti donazioni e successioni, è obbligatoria anche la firma di due testimoni, regolarmente forniti d’ufficio.
Alcuni esempi tipici di ricorso alla procura speciale sono: compravendita di immobili, cessione di auto/motoveicoli o natanti, effettuazione o accettazione di donazioni, nomina di un avvocato difensore, accettazione di eredità, rinuncia alla chiamata di erede, riscossione di buoni postali fruttiferi, gestione di conti correnti e in genere tutte le situazioni o transazioni a carattere patrimoniale.
Per snellire la procedura ed evitare spiacevoli e spesso dispendiosi ritardi, è opportuno prendere visione dei vari tipi di procure che è possibile conferire, per molte delle quali è spesso indispensabile farci prima avere una bozza (v. sezione 2), da richiedere al proprio notaio o professionista del settore, ovvero all’istituto di credito o di risparmio al quale il procuratore dovrà poi presentare l’atto, una volta formalizzato.
Questo servizio viene fornito previo invio del modulo online, al quale dovranno essere allegate scansioni (preferibilmente in bianco e nero ma sempre ben leggibili) dei seguenti documenti:
1. passaporto (solo la pagina con la foto e i dati personali) o altro documento d’identità italiano in corso di validità o di recente emissione;
2. prova d’indirizzo datata entro 3 mesi (utenze domestiche, lettera bancaria o del Department of Transport, Council rates);
3. il proprio codice fiscale o tessera sanitaria.
I medesimi documenti dovranno poi essere esibiti in originale allo sportello il giorno dell’appuntamento in Consolato.
Le richieste inviate correttamente ricevono una risposta con l’indicazione del giorno in cui sarà possibile venire a firmare e ritirare il documento perfezionato.
Il costo dell’atto è quello previsto dall’art. 18/A del tariffario consolare.
Il richiedente riceve l’atto in versione originale, a meno che non sia stata effettuata l’opzione dell’invio a mezzo PEC con certificazione digitale (v. sezione 2, #23).
3. PROCURA GENERALE
A differenza degli altri tipi di procure, con questo tipo di atto il mandante (o comparente) affida la gestione di tutti i propri affari, presenti e futuri, a un rappresentante di sua completa fiducia (denominato procuratore o mandatario), al quale non viene affidato un incarico ben preciso o circoscritto e che può quindi utilizzare questo strumento, in nome e per conto del mandante medesimo, per porre in essere qualsiasi azione e qualsiasi tipo di negozio giuridico, come se a compiere dette azioni fosse il mandante stesso.
In considerazione della delicatezza dello strumento e della vastità del suo campo d’azione, l’efficacia di questo strumento, da usare con estrema cautela, può essere circoscritta nel tempo apponendo una scadenza all’interno del testo: al raggiungimento di tale data, la validità della procura avrà termine automaticamente. In caso contrario, la procura resta valida ad libitum e per porre fine alla sua validità il mandante dovrà sottoscrivere un nuovo documento, denominato revoca, presso questo o altri Consolati, ovvero presso qualsiasi studio notarile. L’estinzione della procura resta comunque disciplinata dall’art. 1396 del Codice Civile e la sua validità rimane a tempo indeterminato fino alla sua estinzione, che avviene solamente per espressa revoca o per decesso del mandante o del procuratore.
Se il comparente è coniugato o in regime di convivenza registrata in Italia e il regime patrimoniale prescelto è stato quello della comunione dei beni, la procura dev’essere sottoscritta da entrambi i coniugi/conviventi registrati, che devono quindi presentarsi congiuntamente, entrambi muniti di codice fiscale (il formato elettronico è ugualmente accettato).
In regime di comunione dei beni non è ammessa una procura generale conferita da un coniuge all’altro coniuge/convivente registrato, mentre è oggetto di controversia la possibilità di costituzione di una società di persone tra coniugi (s.n.c. o s.a.s.).
Questo servizio viene fornito previo invio del modulo online, al quale dovranno essere allegate scansioni (preferibilmente in bianco e nero ma sempre ben leggibili) dei seguenti documenti:
1. passaporto (solo la pagina con la foto e i dati personali) o altro documento d’identità italiano in corso di validità o di recente emissione;
2. prova d’indirizzo datata entro 3 mesi (utenze domestiche, lettera bancaria o del Department of Transport, Council rates);
3. il proprio codice fiscale o tessera sanitaria.
I medesimi documenti dovranno poi essere esibiti in originale allo sportello il giorno dell’appuntamento in Consolato.
Le richieste inviate correttamente ricevono una risposta con l’indicazione del giorno in cui sarà possibile venire a firmare e ritirare il documento perfezionato.
Il costo dell’atto è quello previsto dagli artt. 17/A e 25 del tariffario consolare. Per ciascun esemplare aggiuntivo, l’importo è quello previsto dall’art. 25.
L’originale della procura generale resta sempre agli atti di questo Consolato, mentre la versione che viene consegnata all’utente è denominata copia autentica, della quale possono essere ottenuti fin da subito un numero indefinito di esemplari, solitamente trattenuti da notai, banche o uffici postali e allegati a ogni singola pratica o transazione portata a termine (ad es., la compravendita di un immobile o il compimento di una transazione commerciale o finanziaria). Per evitare di dover successivamente tornare in Consolato per procurarsi ulteriori esemplari in copia autentica, si suggerisce vivamente al richiedente di ottenere fin da subito una copia autentica per ciascuna delle transazioni che il procuratore dovrà effettuare per conto del predetto.
A tale riguardo, si evidenzia la possibilità di ricorrere invece all’opzione dell’invio a mezzo PEC con certificazione digitale (v. sezione 2, #23).
4. AUTENTICA DI FIRMA E SCRITTURA PRIVATA
Per usufruire di questo servizio è necessario essere (1) cittadini italiani/UE e (2) in grado di esprimersi correntemente in lingua italiana. I richiedenti che non abbiano entrambi i requisiti devono rivolgersi a uno studio notarile locale (v. sezione 4), ovvero accertare preliminarmente per iscritto col destinatario dell’atto se possa essere sufficiente una semplice autentica di firma effettuata non in Consolato ma presso un Giudice di Pace, il che renderebbe del tutto superfluo qualsiasi intervento da parte di questo o altri Consolati.
Nel caso di richiedente con entrambi i requisiti, sono essi stessi che preparano o si fanno mandare dall’Italia il testo dell’atto (denominato “scrittura privata”) per poi venirlo a firmare davanti al funzionario consolare, che non fa altro che autenticare la firma apposta in sua presenza, senza entrare minimamente nel merito del contenuto del documento. Ne consegue che in questo caso la responsabilità della correttezza del testo non è del funzionario consolare, ma esclusivamente del dichiarante, che, apponendo la propria firma, si assume tutte le responsabilità del caso.
Si tratta di un’operazione spesso volta a soddisfare richieste di istituti di credito o di risparmio, in relazione ad adempimenti finanziari di correntisti, mutuatari, amministratori, ecc. Ottenuta dal destinatario dell’atto la conferma che sul documento in questione è indispensabile ottenere esclusivamente l’autentica consolare della propria firma, il servizio viene fornito previo invio del modulo online, al quale dovrà essere allegata la scansione del documento sul quale il connazionale desidera che venga autenticata la propria firma.
Le richieste inviate correttamente ricevono una risposta con l’indicazione del giorno in cui sarà possibile venire a firmare e ritirare il documento perfezionato. I richiedenti dovranno presentarsi muniti dei documenti loro richiesti via e-mail, che in genere sono:
1. passaporto (solo la pagina con la foto e i dati personali) o altro documento d’identità italiano in corso di validità o di recente emissione;
2. prova d’indirizzo datata entro 3 mesi (utenze domestiche, lettera bancaria o del Department of Transport, Council rates);
3. documentazione originale sulla quale dev’essere apposta la firma da autenticare (perché possa essere autenticata, la firma del richiedente deve necessariamente essere apposta davanti all’operatore consolare, e non prima).
Si ricorda che la forma privata (scrittura privata con autentica di firma e tariffazione a facciata) è ammissibile solo per alcuni atti residuali, in ogni caso privi di contenuto patrimoniale (ad es., la nomina di un avvocato difensore), mentre per tutti gli altri atti (es. vendita o acquisto di un immobile, pratiche successorie, vendita o rottamazione di auto, motoveicoli o natanti, ecc.) si suggerisce di optare per la redazione in forma pubblica (cioè il conferimento di una regolare procura, con tariffazione a documento).
Nel caso di autenticazione di firma di richiedenti coniugate, le predette dovranno esibire prova del proprio cognome da nubile.
Per gli atti non aventi contenuto patrimoniale, il costo del servizio è quello previsto dall’art. 24 del tariffario consolare, mentre se il contenuto riveste carattere patrimoniale si applica l’art. 26 per ogni facciata del documento.
La richiesta può essere inviata utilizzando il modulo che si apre anche cliccando QUI.
5. AUTENTICA DI FOTOGRAFIA
Il servizio non richiede alcun appuntamento ed è liberamente erogato nei soli giorni di martedì e giovedì, dalle 10 alle 12. È necessario che il richiedente abbia con sé:
1. passaporto (solo la pagina con la foto e i dati personali) o altro documento d’identità italiano in corso di validità o di recente emissione;
2. prova d’indirizzo datata entro 3 mesi (utenze domestiche, lettera bancaria o del Department of Transport, Council rates);
3. la fotografia da autenticare.
Il costo del servizio è quello indicato dall’art. 66 B del tariffario consolare.
6. COPIA CONFORME
Il servizio non richiede alcun appuntamento ed è liberamente erogato nei soli giorni di martedì e giovedì, dalle 10 alle 12. Nei limiti della normativa vigente, per ottenere la copia conforme di un qualsiasi documento, esibito dal richiedente ovvero conservato agli atti di questo Consolato, l’interessato deve personalmente presentarsi nei nostri uffici durante il predetto orario di apertura esibendo:
1. un proprio documento d’identità italiano (passaporto o carta d’identità) non scaduto;
2. il documento originale di cui richiede l’autentica della fotocopia;
3. un’eventuale fotocopia del documento, della quale richiede l’autenticazione.
Se la richiesta non viene presentata personalmente dall’interessato, occorre la delega del richiedente effettivo, datata, firmata e accompagnata da fotocopia semplice del documento d’identità del predetto, mentre l’incaricato dovrà esibire un proprio documento di riconoscimento in versione originale.
Il costo del servizio è quello indicato all’art. 71 del tariffario consolare.
SEZIONE 2 – CHE DIFFERENZA C’E’? CARATTERISTICHE DEI SERVIZI NOTARILI E REQUISITI DEI RICHIEDENTI
01. CONSOLATI E NOTAI
Pur non essendo abilitati a fornire assistenza o consulenza legale stricto sensu, i Consolati possono comunque fornire una serie di servizi che in Italia sono appannaggio degli studi notarili, tra cui la stipula di procure. La procura, spesso confusa con la più elementare autentica di firma o addirittura con la delega (v. sezione 1), è un negozio giuridico unilaterale, cioè un atto notarile soggetto a repertorio e registrazione, con la quale il firmatario (più correttamente mandante o comparente) incarica un’altra persona di sua fiducia (chiamata procuratore o mandatario) affinché quest’ultima, in nome, vece, per conto e interesse di detto firmatario, lo rappresenti nelle sedi opportune e abbia a svolgere tutti gli atti necessari a raggiungere un determinato scopo (es. vendere, acquistare o amministrare un bene mobile o immobile, effettuare o accettare una donazione, costituire, sciogliere o modificare lo statuto di una società, richiedere pubblicazioni matrimoniali, gestire un conto bancario, ecc.).
02. QUALE PROCURA RICHIEDERE
Nell’evidente impraticabilità di una copertura completa di quella che è una casistica vastissima, per sommi capi si possono distinguere procure speciali, destinate, come il nome suggerisce, a conseguire uno scopo unico e ben preciso, raggiunto il quale la procura non ha più ragione di esistere (ad es., la vendita di un immobile o l’accettazione di una donazione), e procure generali, formulate invece in modo molto generico e omnicomprensivo, in modo da poter soddisfare pressoché qualsiasi esigenza del mandante e, salvo espressa indicazione di una scadenza, inserita nel testo stesso, senza alcuna limitazione temporale (v. sezione 3).
03. MANDANTE
Una procura non può essere conferita da chi non abbia raggiunto la maggiore età, o da chi si trovi in stato di incapacità di intendere o di volere, ovvero in evidente stato di alterazione della coscienza, in quanto l’atto sarebbe privo di efficacia, pertanto in tal caso il pubblico ufficiale che dovrebbe riceverlo è senz’altro tenuto a opporre rifiuto. È anche da notare che alcuni poteri sono assolutamente indelegabili: ad esempio il rappresentante non può fare testamento in nome e per conto del rappresentato (si noti ad esempio che, un malato, se non è più nel pieno possesso delle proprie facoltà mentali, non può più fare testamento, che a quel punto diventa un atto impraticabile).
04. CITTADINANZA
Eccezion fatta per le certificazioni di esistenza in vita, gli atti di notorietà per matrimonio in Italia, le autentiche di fotografia e gli atti notarili congiunti, i servizi notarili possono essere erogati solo a cittadini italiani, a prescindere da dove siano residenti. L’accertamento del possesso della cittadinanza italiana normalmente avviene, ancor prima dell’esibizione di un passaporto o carta d’identità italiani, anche attraverso l’esame della documentazione eventualmente conservata agli atti consolari. Nel caso di atti congiunti, cioè conferiti da due o più comparenti, è sufficiente che almeno uno di essi sia in possesso della cittadinanza italiana. I cittadini stranieri che abbiano necessità individuale di un atto notarile da far valere in Italia devono ricorrere a uno studio notarile locale (v. sezione 5).
05. LINGUA
Affinché possano essere validi in Italia, gli atti notarili devono essere redatti esclusivamente in lingua italiana, il che presuppone da parte dei mandanti un’adeguata conoscenza della predetta e la capacità di esprimervisi correntemente. Ugualmente in lingua italiana dev’essere svolta tutta l’attività e la corrispondenza preliminare alla redazione dell’atto anzidetto (e-mail ed eventuali telefonate). Ancorché cittadini italiani, i richiedenti non in grado di esprimersi correntemente in lingua italiana dovranno pertanto anch’essi rivolgersi a uno studio notarile locale (v. sezione 5).
06. CODICE FISCALE
Per conferire una procura è indispensabile disporre del proprio codice fiscale ufficiale, cioè quello che viene attribuito dall’Agenzia delle Entrate, quindi non il codice che può essere ricavato con uno dei tanti applicativi all’uopo disponibili, anche se apparentemente corretto. Chi non avesse ottenuto il proprio codice fiscale dall’Agenzia delle Entrate può facilmente ottenerlo senza alcuna spesa, semplicemente seguendo le modalità descritte QUI. Eventuali errori nel riportare il proprio codice fiscale comportano la nullità dell’atto notarile, con la necessità di redigerne uno nuovo e l’ulteriore, integrale pagamento dei diritti consolari. L’indicazione del codice fiscale del procuratore è invece facoltativa.
07. STATO CIVILE
Se lo stato civile dichiarato dal richiedente nel modulo online non coincide coi dati ufficiali eventualmente risultanti agli atti del Consolato, prima di predisporre l’atto notarile è indispensabile effettuare tutti gli aggiornamenti, come illustrato nella sezione STATO CIVILE di questo sito. Ad esempio, se il richiedente si dichiara “divorziato” ma in Italia non risultano trascritti né il suo divorzio, né il suo matrimonio, è necessario prima regolarizzare tale posizione, mediante presentazione di tutti i certificati, seguendo le modalità descritte nella predetta sezione. È consentita la presentazione dei documenti perfezionati il giorno stesso della firma, purché in originale, completi di apostìlle e traduzione eseguita professionalmente, solo previa anticipazione integrale via e-mail. In difetto, la procura non potrà essere conferita.
08. RESIDENZA ANAGRAFICA
Il richiedente iscritto all’AIRE che non avesse comunicato al Consolato il proprio attuale indirizzo di residenza anagrafica è tenuto a regolarizzare la propria posizione precisando, nel caso di eventuali familiari, se coi medesimi ha in comune l’attuale indirizzo. L’operazione è molto semplice e si effettua esclusivamente online, visitando QUESTO SITO.
09. REGIME PATRIMONIALE
Qualora il mandante sia coniugato, o in regime di convivenza di fatto (purché regolarmente registrata in Italia), e abbia prescelto il regime patrimoniale della comunione dei beni, si rammenta che gli atti di alienazione dei beni comuni, come pure gli atti di straordinaria amministrazione riguardanti gli stessi beni (ivi compreso il conferimento di una procura), richiedono l’intervento di entrambi i coniugi/conviventi registrati. Poiché il notaio rogante solitamente richiede documentazione giustificativa in merito all’altro coniuge/convivente registrato non firmatario, in tutte le situazioni di incertezza si suggerisce di appurare previamente col notaio ricevente (o altro destinatario finale dell’atto) se sia necessario o meno che la procura (generale o speciale) venga rilasciata congiuntamente da entrambi i coniugi/conviventi registrati. In difetto, poiché gli atti notarili sono a carattere univoco e immodificabile, sarà necessario conferire una seconda procura, ovvero che il coniuge/convivente registrato non firmatario si rechi personalmente in Italia per la stipula del rogito o presenzi alla transazione del caso. In regime di comunione dei beni, non è ammessa una procura generale conferita da un coniuge a favore dell’altro coniuge/convivente registrato, mentre è tutt’ora dibattuta la possibilità di costituire una società di persone tra coniugi (s.n.c. o s.a.s.).
10. ISCRIZIONE ALL’AIRE
Al momento non costituisce requisito indispensabile per l’erogazione di servizi notarili, ma determina priorità nella gestione dei flussi delle richieste: i richiedenti iscritti all’AIRE hanno la precedenza rispetto a quelli non iscritti. Qualora dalla documentazione presentata risultasse che la presenza del richiedente sul territorio non fosse di breve durata ma avesse invece carattere permanente, detto richiedente sarà invitato a regolarizzare la propria posizione AIRE e, permanendo in difetto, si procederà con l’iscrizione d’ufficio ex art. 6 della L. 470/1988.
11. FORMA DELLA PROCURA
La procura non ha effetto se non è conferita nelle forme prescritte a seconda dell’incarico che il rappresentante deve portare a termine. La redazione dell’atto in forma privata (scrittura privata con autentica di firma e tariffazione a facciata) è ipotizzabile solo per atti residuali che non abbiano contenuto patrimoniale (ad es., la nomina di un avvocato difensore), mentre per tutti gli altri atti si suggerisce di optare per la redazione sotto forma di atto pubblico (procura formale, con tariffazione a documento).
12. SEPARAZIONE DEI BENI IN AUSTRALIA
L’ordinamento australiano lascia agli interessati, prima che questi contraggano matrimonio o formalizzino la propria unione di fatto, la facoltà di redigere una pur semplice scrittura privata, finalizzata a concludere col proprio partner un accordo sulla separazione dei beni, valido a tutti gli effetti di legge. In linea teorica, il tribunale australiano (Family Court) non respinge questo tipo di documento, ma in una questione così delicata è senz’altro opportuno farsi assistere da un professionista esperto in materia, anche per evitare vizi formali, imprecisioni o imperfezioni che in sede dibattimentale potrebbero comportare la nullità di un atto stipulato in forma privata. Poiché abbastanza frequenti sono le situazioni conflittuali originate da separazioni tra i coniugi aventi per oggetto beni immobili, si raccomanda di consultare un professionista esperto in materia, individuabile anche tra quelli presenti in questa pagina (v. sezione 5).
13. APPUNTAMENTO
La particolare natura dei servizi notarili, complessa e delicata, fa sì che non ne sia fattibile l’erogazione mediante una semplice visita allo sportello, con o senza appuntamento, ed è per questo che non è contemplata alcuna prenotazione per “visionare insieme” qualsivoglia genere di documentazione, anche perché il Consolato non è abilitato a fornire assistenza legale vera e propria, come invece farebbe un qualsiasi studio legale o notarile. Per questo servizio viene quindi preventivato solo il tempo strettamente necessario alla firma, pagamento e ritiro dell’atto, predisposto nei giorni precedenti in base alla documentazione inviataci preliminarmente tramite l’apposito modulo online. Si raccomanda di leggere attentamente tutte le sezioni qui riportate, soprattutto nelle parti attinenti al proprio caso, al termine delle quali sarà possibile inviare la propria richiesta di procura o altro servizio, allegando la documentazione che viene richiesta dalla procedura guidata in base alle singole fattispecie.
14. COME CONFERIRE UNA PROCURA
Il Consolato non è abilitato a fornire assistenza legale. Ne consegue che, per il conferimento di una procura non è necessario telefonare, inviare e-mail o richiedere un appuntamento con l’obiettivo di illustrare problematiche personali sulle quali non ci è comunque dato di pronunciarci. Una volta acquisiti gli elementi di base, illustrati anche in questa pagina del nostro sito, e una volta individuato il tipo di atto necessario tra quelli disponibili nel menù a tendina del nostro apposito modulo online, è sufficiente che il richiedente compili a video i campi richiesti, alleghi alcuni file indispensabili, per poi inviare il tutto, senza dover stampare, firmare o fare nient’altro. I moduli corretti e completi vengono evasi rapidamente e in genere nell’arco di 10 giorni lavorativi ricevono una risposta con l’indicazione del giorno in cui sarà possibile venire a firmare e contestualmente ritirare il documento perfezionato. I moduli inviati non correttamente e/o privi della documentazione necessaria saranno respinti e all’utente verrà richiesto di inviare un nuovo modulo contenente tutta la documentazione corretta.
15. MODULO ONLINE
I dati da fornire per consentire ai nostri operatori di predisporre l’atto per la firma, che il mandante sarà poi chiamato ad apporre in Consolato, sono specificati all’interno del modulo online, da compilare e inviare solo via Internet. La procedura è agevole e può essere eseguita non solo da computer, ma anche da smartphone o tablet, non comporta alcuna necessità di stampa o di firma autografa e, per chi ne fosse sprovvisto, consente addirittura di ovviare alla mancanza di uno scanner. Per agevolare l’istruttoria, nello spazio alla fine del formulario è possibile, in casi estremi, richiedere l’erogazione del servizio con la massima urgenza, salvo in ogni caso il soddisfacimento dei requisiti suddetti e previa corresponsione dei previsti diritti supplementari (art. 74 del tariffario consolare). Se il richiedente si presenta invece in Consolato senza aver prima inviato il modulo online con tutte le informazioni e i documenti richiesti a seconda del caso, l’erogazione del servizio richiesto non sarà possibile.
16. PLURALITÀ DI MANDANTI E/O DI PROCURATORI
Anziché a carattere individuale, una procura (sia speciale, sia generale) può anche essere di tipo congiunto, quando cioè a conferirla sono più persone, solitamente consanguinee o tra loro coniugate. La procura può inoltre essere conferita a favore di una sola persona (procuratore) o di più persone, nel qual caso il mandante deve espressamente stabilire se i rappresentanti, cioè i procuratori, possono operare anche disgiuntamente fra loro, ovvero se devono sempre agire congiuntamente. È necessario acquisire i dati completi di ciascuno dei mandanti, che singolarmente devono quindi compilare e inviare l’apposito formulario. Nel giorno stabilito per la firma, tutti i mandanti devono presentarsi contemporaneamente, altrimenti coloro impossibilitati a presentarsi dovranno conferire ulteriori procure individuali presso questo o altri Consolati, ovvero recarsi in Italia e presenziare personalmente al rogito o transazione del caso.
17. BOZZA
Qualora l’atto richiesto non figurasse tra quelli selezionabili nel menù a tendina che compare azionando il link contenuto nell’ultima sezione di questa pagina, ovvero quando espressamente menzionato in base alle opzioni prescelte nel compilare il nostro modulo online, il richiedente dovrà rivolgersi non al Consolato, ma al proprio notaio o altro professionista che sta seguendo la propria pratica in Italia (e al quale dovrà poi far pervenire l’atto, una volta perfezionato e firmato presso questo Consolato) per farsi inviare un’e-mail con una bozza dell’atto stesso, completa di tutti i dati necessari e solo in formato editabile (i formati ammessi sono: DOCX, DOC, ODT, RTF, TXT). Si raccomanda di evitare l’invio di file in formato PDF, di bozze su fogli protocollo, di file contenenti planimetrie o visure catastali, atti di compravendita, fotografie di veicoli o terreni, ecc.). Il file con la bozza dovrà essere allegato al predetto modulo, seguendo le semplici istruzioni della procedura che si avvia cliccando sul tasto azzurro presente nell’ultima sezione. Se la bozza non contiene tutti i dati necessari, la procura non potrà essere redatta poiché sarebbe altrimenti nulla e priva di efficacia. L’invio di testi compilati a mano, come pure l’uso del PDF o di altri formati non editabili rendono la richiesta nulla. I moduli contenenti bozze non conformi ai requisiti saranno respinti e all’utente verrà richiesto di inviare un nuovo modulo contenente tutta la documentazione corretta.
18. TEMPI
Per le richieste inviate correttamente col nostro modulo online e compatibilmente con il volume di richieste in trattazione, i tempi di elaborazione sono di circa 10/15 giorni lavorativi, nell’arco dei quali il richiedente riceverà un’e-mail con cui si conferma che l’atto è pronto e che per la firma potrà passare in Consolato nel giorno e nell’orario concordati. Si sottolinea che il predetto termine di 10 giorni è puramente indicativo e che, come da disposizioni ministeriali, hanno in ogni caso la precedenza i richiedenti comunque iscritti all’AIRE. Per casi di particolare urgenza, che non consentono ai richiedenti di attendere lo smaltimento delle code, è possibile richiedere il servizio con la massima urgenza, con applicazione dei previsti diritti supplementari (art. 74 del tariffario consolare).
19. CONFERIMENTO DA REMOTO
Non sono previste modalità di conferimento da remoto: per rilasciare una procura è sempre necessario che il mandante si presenti personalmente, o al Consolato o presso lo studio notarile prescelto.
20. IMPEDIMENTO A PRESENTARSI
ll richiedente che, per qualsiasi motivo, non fosse in grado di presentarsi in Consolato dopo essere stato convocato, dovrà richiedere apposito appuntamento. Il mandante che fosse invece permanentemente impossibilitato a presentarsi in Consolato dovrà ricorrere a uno studio notarile locale (v. sezione 5).
21. QUANTO COSTANO I SERVIZI NOTARILI?
Gli atti e i servizi notarili sono soggetti alla corresponsione dei diritti amministrativi riportati nel nostro tariffario consolare. Non sono al momento consentiti pagamenti con carte di credito o debito, ma solo in dollari australiani contanti, da versare contestualmente all’emissione degli atti, possibilmente nell’esatto ammontare.
22. INVIO DEGLI ATTI
Una volta ricevuta la procura o altro servizio notarile, è cura esclusiva del richiedente di far pervenire il documento in Italia per i dovuti séguiti. Poiché gli atti notarili sono di norma accettati esclusivamente in versione originale, tenuto conto che il servizio postale convenzionale, soprattutto se via raccomandata, sovente impiega anche 40 giorni, si suggerisce di valutare l’opzione di un invio a mezzo corriere internazionale o di appurare la fattibilità di una certificazione digitale.
23. CERTIFICAZIONE/FIRMA DIGITALE
Un itinerario alternativo alla trasmissione dell’atto in forma cartacea, ugualmente percorribile e sempre più recepito da studi notarili e istituti di credito, prevede di acquisire per iscritto dallo studio notarile (o altro destinatario finale dell’atto), un esplicito benestare (anche via e-mail) a ricevere l’atto in sola versione elettronica con certificazione digitale e invio a mezzo PEC, senza originale cartaceo a seguire (ai sensi dell’art. 22, comma 2, d.lgs. 7 marzo 2005, n.82). Detto benestare dev’essere allegato al modulo online con cui viene richiesta la procura. Oltre alle firme tradizionali sull’originale cartaceo, il perfezionamento con certificazione digitale e l’invio a mezzo PEC vengono gratuitamente effettuati a cura del Consolato, col duplice vantaggio di garantire la ricezione dell’atto in tempo reale e di non comportare alcun costo aggiuntivo a carico del mandante. In caso di invio dell’atto in formato elettronico con certificazione digitale, l’originale cartaceo deve restare custodito agli atti consolari e non può più essere consegnato al mandante, che può però riceverne una semplice fotocopia di cortesia o, nel caso di procura generale, uno o più ulteriori esemplari in copia autentica, ciascuno a pagamento e univocamente identificabile. L’invio in formato elettronico con certificazione digitale può essere utilizzato anche per gli atti redatti con la formula della scrittura privata, sempre previa acquisizione e produzione del relativo benestare scritto da parte del notaio o altro destinatario finale dell’atto in questione, oltre ovviamente al relativo indirizzo PEC. La modalità dell’invio in formato esclusivamente digitale è possibile anche nel caso di procura generale conferita in anni precedenti in quanto, in linea generale ma con particolare riferimento a siffatta circostanza, non è affatto necessario che vi sia coincidenza d’identità tra il funzionario che ha ricevuto e firmato l’atto in modalità analogica e l’esecutore della mera certificazione digitale del documento (per questo e altri aspetti, cfr. artt. 22, 23 e 24 del d.lgs. 7 marzo 2005, n.82, “Codice dell’amministrazione digitale, pubblicato sulla G.U. 16 maggio 2005. N.112, S.O. n.93).
24. ORIGINALE SMARRITO
Nel caso di procura o altro atto notarile consegnato al richiedente in versione originale e mai giunto a destinazione o andato comunque smarrito, non è possibile rilasciarne copie ed è purtroppo necessario redigere un nuovo atto, con rinnovato pagamento dei diritti amministrativi. Il rilascio di un nuovo esemplare di copia autentica (art. 25) è fattibile solo nel caso di procura generale (o revoca) e può manifestarsi non solo attraverso la consegna del documento analogico ma anche mediante il solo invio in formato elettronico a mezzo PEC, previa esecuzione di certificazione digitale.
25. ESTINZIONE DELLA PROCURA (art. 1396 c.c.)
Una procura si estingue per effetto di revoca, per scadenza della validità prestabilita, per il verificarsi della condizione risolutiva o del compimento dell’atto, per decesso del procuratore e/o del comparente, ovvero per sopravvenuta incapacità o fallimento di uno degli anzidetti. In qualsiasi momento il comparente può revocare la procura da lui stesso conferita, a meno che nell’atto non sia stato specificato che detta procura è irrevocabile.
26. REVOCA
Qualora il mandante cambi idea rispetto al contenuto dell’atto conferito, qualora la procura (solitamente di tipo generale) non abbia più ragione di essere, ovvero siano mutati i rapporti esistenti fra mandante e procuratore, il mandante può decidere di effettuare una revoca dell’atto, a prescindere da dove fosse stato conferito (presso questo o altri Consolati, o presso uno studio notarile in Italia). Per ottenere la revoca di una procura, l’interessato deve rivolgersi al Consolato o studio notarile prescelto, presentando una copia della procura che intende revocare o, in assenza, fornendo tutti i dati essenziali della medesima: il Consolato o il notaio che ha ricevuto l’atto, la data di conferimento, il numero di repertorio, i dati personali completi del procuratore. Una procura può essere revocata solo dal mandante che l’aveva a suo tempo conferita, non da suoi familiari o eredi. L’atto di revoca dev’essere firmato alla presenza di un funzionario consolare o notaio, non necessariamente lo stesso che a suo tempo aveva ricevuto l’atto originario. L’interessato deve poi provvedere autonomamente a trasmettere la revoca sia al procuratore revocato, sia allo studio notarile presso il quale la procura era stata depositata.
SEZIONE 3 – CHE TIPO DI PROCURA SCEGLIERE? BREVE DESCRIZIONE DEGLI ATTI E SERVIZI NOTARILI PRINCIPALI
01. PROCURA GENERALE
Per tutti casi in cui le operazioni da svolgere sono più di una, ovvero si prevede che la durata delle attività necessarie a conseguire gli obiettivi prefissati sarà molto lunga (ad es., acquisti di immobili, con relative accensioni di mutui, ristrutturazioni, contratti con ditte per esecuzione lavori, forniture di impianti e arredi, amministrazione degli immobili stessi) si suggerisce senz’altro di optare per la procura generale e di richiedere una copia autentica per ciascuna delle operazioni che si prevede di dover portare a termine in quanto il notaio rogante, come pure gli altri interlocutori coinvolti nelle successive operazioni o transazioni, di regola trattengono ai propri atti altrettanti esemplari del documento che conferisce autorità al procuratore, ciascuno di essi, si ribadisce, esclusivamente sotto forma di copia autentica (cosa ben diversa da una semplice copia conforme). Per le richieste di procura generale non è previsto l’invio di alcuna bozza. Qualora si intendesse utilizzare un proprio testo, questo può essere comunque allegato utilizzando l’apposito campo in fondo al modulo, dopo lo spazio riservato alle comunicazioni del richiedente.
02. PROCURA SPECIALE PER TRANSAZIONI IMMOBILIARI
I dati da fornire sono riportati all’interno del modulo online. Sono indispensabili i dati catastali corretti e completi. Richieste contenenti il solo indirizzo dell’immobile non possono essere prese in considerazione.
03. PROCURA SPECIALE PER ALIENAZIONE DI VEICOLI A MOTORE O NATANTI
Per poter procedere con l’alienazione, cioè la vendita, acquisto, rottamazione o cessione a qualsiasi titolo di un’auto, di un motoveicolo o di un natante è necessario fornire:
1. l’esatta descrizione del mezzo (a seconda dei casi: marca, modello, numero di telaio, targa, potenza, stazza);
2. copia del certificato di proprietà o della carta di circolazione del mezzo o natante di cui trattasi.
Nel caso di auto o motoveicoli, già da alcuni anni la pratica può essere alternativamente finalizzata presentandosi in un’agenzia di pratiche auto o scuola guida, dove normalmente è disponibile un modulo denominato dichiarazione di vendita che, firmato dal compratore e dal proprietario del mezzo (o da un suo rappresentante), viene utilizzato per portare a termine il passaggio di proprietà. Poiché la procedura può variare a seconda delle agenzie, è opportuno appurare esattamente la modalità con cui procedere:
A. una firma del proprietario sulla dichiarazione di vendita fornita dall’agenzia e a questa restituita via e-mail;
B. una semplice delega in carta libera a favore del rappresentante, che dovrà poi recarsi in agenzia per firmare la dichiarazione di vendita o l’atto di compravendita;
C. una formale procura speciale (o, al limite, generale) a favore del rappresentante, che dovrà poi recarsi in agenzia per firmare la dichiarazione di vendita o dal notaio, per firmare l’atto di compravendita.
Nel caso A, il richiedente deve presentarsi in Consolato per ottenere l’autentica della propria firma sul modulo di dichiarazione di vendita ottenuto dall’agenzia, per poi restituirlo alla medesima via e-mail.
Nel caso B, il richiedente invierà una semplice delega in carta libera, datata, firmata e accompagnata da copia semplice di un proprio documento d’identità italiano a un incaricato di propria libera scelta, per autorizzarlo alla cessione del veicolo di cui egli delegante è l’intestatario registrato.
Nel caso C, il richiedente deve invece richiedere il conferimento di apposita procura, compilando e inviando l’apposito modulo online.
04. PROCURA SPECIALE PER PRATICHE SUCCESSORIE, ACCETTAZIONE DI EREDITÀ O RINUNCIA ALLA CHIAMATA DI EREDE
Per conferire procura con incarico di accettare un’eredità, ovvero di rinunciare alla chiamata di erede, è necessario indicare attenendosi a quanto richiesto nel modulo online le generalità esatte e complete del de cuius, la data e luogo di nascita e di morte, nonché l’ultimo domicilio in vita. D’ufficio, verranno forniti i due prescritti testimoni adulti, muniti di valido documento d’identità, cittadini italiani, idonei ed estranei al contenuto dell’atto.
L’atto di rinuncia alla chiamata di erede può essere esteso anche alla firma di eventuali figli del firmatario, purché maggiorenni. Se invece si intende effettuare la rinuncia all’eredità per conto di figli minori, è prima necessario fare ricorso al Console in qualità di Giudice tutelare, al fine di ottenerne l’autorizzazione alla rinuncia in nome e per conto del proprio figlio o figli, mediante apposito decreto. In assenza di tale autorizzazione, il predetto genitore può effettuare la rinuncia solo per conto di se stesso e l’eredità oggetto di rinuncia da parte del genitore andrebbe poi a ricadere sui figli minori del medesimo.
Per questo tipo di atto si raccomanda di fornire la bozza ottenuta dallo studio notarile di propria fiducia in Italia.
05. PROCURA SPECIALE ALLE LITI
Si conferisce a un legale di propria fiducia per essere rappresentati in giudizio in Italia o per svolgere determinate pratiche (ad esempio in relazione a pratiche di divorzio, usucapione, pignoramento, ecc.). I dati da fornire sono riportati all’interno del modulo online, anche se in linea di massima è necessario indicare:
1. le generalità complete del legale cui si intende conferire la procura, l’indirizzo dello Studio in cui esercita la professione e i dati di riferimento della causa (tribunale competente, tipo di causa e numero del procedimento giudiziario);
2. le generalità complete, ovvero gli estremi della persona o dell’azienda contro le quali si intende agire.
06. PROCURA SPECIALE PER EFFETTUARE O ACCETTARE UNA DONAZIONE
Qualora l’oggetto della procura sia la donazione di un bene, è necessario che il donante, come pure il donatario, si presentino personalmente presso lo studio notarile per apporre la propria firma. Nella donazione, gli atti da firmare sono sempre due: un primo atto col quale il donante manifesta la propria volontà di cedere gratuitamente un determinato bene o somma di denaro a un’altra persona (beneficiario) e un secondo atto, col quale detto beneficiario manifesta espressamente la propria volontà di accettare detta donazione, facendosi carico anche di eventuali oneri od obbligazioni cui fosse sottoposta. Se impossibilitati a presenziare, sia il donante, sia il beneficiario hanno facoltà di conferire apposita procura a un proprio rappresentante che dovrà essere esclusivo, in quanto il medesimo procuratore non può rappresentare ambedue le figure anzidette.
I dati da fornire sono riportati all’interno del modulo online, ma in linea generale è necessario indicare:
1. le generalità complete del donante e del beneficiario;
2. la descrizione dettagliata dei beni (dati catastali e indirizzo se si tratta d’immobili);
3. due testimoni adulti (sempre forniti d’ufficio), provvisti di valido documento d’identità, cittadini italiani, idonei ed estranei al contenuto dell’atto.
07. PROCURA SPECIALE A RISCUOTERE
La richiesta di riscossione di assegni bancari, buoni postali fruttiferi, libretti di risparmio o polizze d’investimento può essere presentata in modalità autonoma e individuale da parte dell’intestatario di detti titoli di credito o di risparmio, ovvero da un suo incaricato mediante apposita procura speciale. I dati necessari sono riportati all’interno del modulo online, ma in linea generale è necessario fornire, a seconda dei casi:
• vaglia postale o assegno bancario: il numero, la data di emissione e la denominazione dell’Ufficio pagatore;
• prelievo di somme da un conto corrente bancario o postale: il nome e l’indirizzo dell’Istituto bancario o dell’Ufficio postale, il numero del conto o del libretto di deposito e la somma che si intende far prelevare dal conto);
• BPF: la valuta, l’importo, la data e la filiale di emissione, nonché le generalità dell’intestatario e di tutti gli eventuali co-intestatari; se uno o più cointestatari risultano deceduti, apposita dichiarazione degli eredi.
08. PROCURA SPECIALE PER TRANSAZIONI SOCIETARIE (acquisto o cessione di quote, scioglimento, modifiche allo statuto, ecc.)
È necessario inviare una bozza con l’esatta denominazione dell’azienda e una descrizione accurata delle transazioni da effettuare.
09. ATTO NOTORIO PER MATRIMONIO IN ITALIA
Questo atto è riservato ai soli casi in cui uno o entrambi i nubendi siano cittadini australiani o statunitensi, abbiano la residenza in Australia Occidentale e intendano sposarsi in Italia. Vedere l’apposita sezione, raggiungibile anche cliccando QUI.
10. STIPULA DI CONVENZIONI MATRIMONIALI
Il termine convenzioni matrimoniali si riferisce alla denominazione di quel particolare strumento che consente ai coniugi di modificare il regime patrimoniale da essi prescelto al momento del matrimonio, che non è a carattere definitivo ma può essere successivamente modificato senza limiti temporali, sia che la scelta sia stata manifestata espressamente, sia in modalità implicita.
Va ricordato che, in assenza di una scelta esplicita in senso contrario, al momento in cui viene contratto un matrimonio in Italia, a prescindere dal rito prescelto, il regime patrimoniale che s’instaura automaticamente tra i coniugi è quello della comunione dei beni (art. 159 c.c.). In tale regime ricadono tutti i beni acquistati durante il matrimonio, anche da parte di un solo coniuge o comunque intestati solamente a uno di essi. Detti beni diventano cioè di proprietà di entrambi i coniugi, salvo che si tratti di acquisto di beni cosiddetti personali, cioè o acquistati prima del matrimonio (che restano di proprietà di chi li ha acquistati) o anche acquistati dopo, ma come frutto di una successione o di una donazione, beni quindi che in nessun caso possono entrare a far parte della comunione legale. Non diventano comuni nemmeno i beni acquistati coi proventi della vendita di un bene personale o col suo scambio, sempre che, qualora si tratti di beni immobili, o mobili registrati, per confermare la personalità del bene intervenga alla stipula dell’atto anche l’altro coniuge.
Nel modulo online è necessario specificare data e luogo del matrimonio, nonché gli estremi della sua iscrizione o trascrizione presso il Comune competente, insieme all’indicazione circa la precedente stipula o meno di convenzioni matrimoniali.
Per questo atto, la tariffazione è per ciascuna facciata del documento e l’importo da versare è stabilito dall’art. 26 del tariffario consolare.
11. PROCURA SPECIALE PER RICHIEDERE PUBBLICAZIONI MATRIMONIALI
Questo atto riguarda solo i nubendi con residenza anagrafica in Italia. I dati da fornire sono indicati all’interno del modulo online.
12. ATTO DI DONAZIONE
É il documento formale con cui il donante manifesta esplicitamente la propria volontà di cedere gratuitamente la proprietà di un bene o di una somma di denaro di cui è titolare. Questo tipo di atto è sottoscrivibile solo presso uno studio notarile in Italia, col quale è opportuno che i diretti interessati prendano contatto per conoscere tutte le modalità che riguardano il proprio caso specifico.
13. REGISTRAZIONE DI TESTAMENTO
Quando il decesso si è già verificato e i beni mobili o immobili del de cuius sono ubicati in Italia, per la registrazione del testamento con le ultime volontà del de cuius è necessario rivolgersi allo studio notarile che si occuperà o si sta già occupando delle pratiche successorie in Italia. Se i beni sono invece ubicati in Australia, è necessario ricorrere all’assistenza di uno studio notarile locale.
SEZIONE 4 – RICHIESTA DI PROCURA O DI ALTRI SERVIZI NOTARILI
Dopo aver chiarito eventuali dubbi e aver acquisito tutti i dati necessari, per richiedere il conferimento di una procura o ricevere altri servizi notarili è sufficiente cliccare QUI.
Il modulo cui si accede contiene un menù a tendina con una serie di voci, fra le quali dovrà essere selezionata quella corrispondente all’atto o servizio notarile desiderato, per poi seguire le istruzioni a video e fornire gli elementi appositamente richiesti in base al proprio caso specifico. Gli utenti che inviano richieste non conformi ai requisiti ricevono invece una comunicazione con cui vengono invitati a presentare un nuovo modulo, al quale dovranno allegare tutta la documentazione corretta.
SEZIONE 5 – STUDI NOTARILI LOCALI OPERANTI ANCHE IN LINGUA ITALIANA
I richiedenti che non fossero cittadini italiani e/o non fossero in grado di esprimersi correntemente in lingua italiana ma che avessero necessità di atti o servizi notarili da far valere in Italia devono rivolgersi a uno studio notarile locale. Per scongiurare la necessità di traduzioni e relative dichiarazioni di conformità da parte di questo o altri Consolati, un’eventuale procura dovrà sempre essere conferita con testo redatto in lingua italiana, mentre la firma del notaio dovrà poi essere necessariamente autenticata mediante apposizione di apostìlle da parte del DFAT di Perth. Seguono i contatti di due studi notarili locali che hanno confermato a questo Consolato la propria disponibilità a fornire detto servizio:
| Paul D’ANGELO D’Angelo Legal P.O. Box 1953, West Perth WA 6872 Level 3, 849 Wellington Street, West Perth WA 6005 Tel.: (08) 9381 1147 e-mail: info@dangelolegal.com.au |
Michael PIU Notary Public P.O. Box 156 Palmyra WA 6957 Tel.: (04) 1600 1767 e-mail: michael@piu.net.au |